Educations

3 Cara Memimpin Rapat dengan Baik dan Efektif ‎

Anda sering memimpin rapat karna aktif di organisasi. maka lakukanlah 3 langkah ini agar rapat berjalan dengan baik dan efektif.

Sebagai seorang yang aktif di organisasi, rapat adalah hal tidak dapat dielakkan. Walaupun pada dasarnya seseorang masuk dalam sebuah organisasi untuk melatih jiwa leadershipnya tapi masih ada orang tidak mampu memimpin rapat atau masih bertanya tanya bagaimana cara memimpin rapat dengan baik dan efektif agar kita dihargai saat berbicara.

Maka disini saya memberikan anda beberapa hal yang harus anda lakukan agar dapat memimpin rapat dengan baik dan efektif.

Untuk memudahkan Anda memahami metode memimpin rapat dengan baik, maka saya membagi tips ini dalam tiga tahap, yaitu tahap persiapan, tahap kegiatan dan follow up

Tahap persiapan

Satu hal yang mesti anda lakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada beberapa saran dari kami yang perlu anda persiapkan untuk pemimpin rapat agar menjadi rapat yang baik dan efektif.

Pertama, seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.

Kedua, membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai bahan yang akan dibahas.

Baca Juga:  Siapa Bilang IPK yang Terpenting, Perhatikan 5 Hal ini Sebelum Kamu Memakai Toga

Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.

Keempat,  membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

Tahap Kegiatan

Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan anda lakukan sebagai pemimpin rapat.

  1. Membuka rapat

Dalam  ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.

  1. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.

Baca Juga:  Anda Mahasiswa Suka Berbisnis, Kenalilah 7 Ide Bisnis Unik Untuk Mahasiswa Berikut Ini!
  1. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan  bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

  1. Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan,  terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan.

Supaya Anda tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan Anda sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi Anda bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis.  Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.

  1. Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat.  Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.

  1. Menutup rapat
Baca Juga:  6 Penyebab Kenapa Internet Di Indonesia Mahal Dan Lemot

Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil.  Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan.

Follow up atau tindak lanjut

Setiap rapat yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf.  Hal ini untuk memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah diputuskan.  Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.

Itulah 3 langkah secara umum yang harus dilakukan oleh seorang yang memimpin rapat agar rapatnya baik dan efektif. Semoga tata cara memimpin rapat ini dapat anda aplikasikan dengan baik dan semoga bermanfaat.

 

Workshop Toko Online

Pendapat atau Pertanyaan Anda?

comments

Tags

SmartZone

Smartzone hadir memberikan informasi-informasi menarik tentang teknologi, edukasi dan isnpirasi untuk kehidupan Anda.Kami hanyalah penulis yang sedang belajar. Be Smart? Only at Smartzone.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close

Adblock Detected

Please consider supporting us by disabling your ad blocker